Segnalazione interna delle violazioni della legge

1. Scopo

Questa procedura descrive le modalità di ricezione, esame e gestione delle segnalazioni interne relative a violazioni della legge, che si sono verificate o potrebbero verificarsi in ambito lavorativo, all’interno di Valrom Industrie SRL.

2. Ambito di applicazione

Questa procedura disciplina la tutela delle persone che segnalano violazioni della legge, già avvenute o che potrebbero verificarsi, all’interno dell’azienda.

La presente procedura stabilisce le modalità di ricezione, esame e risoluzione delle segnalazioni, i diritti e gli obblighi di chi effettua segnalazioni o rende pubbliche informazioni relative a violazioni della legge, le misure di protezione a loro favore, i diritti delle persone coinvolte, nonché i doveri della persona designata/del terzo designato.

Questa procedura si applica a chi segnala e a chi è venuto a conoscenza di violazioni della legge nell’ambito professionale dell’azienda. Tra queste persone ci sono, almeno:

a) lavoratori

b) gli azionisti e le persone che fanno parte dell’organo amministrativo, direttivo o di vigilanza della società, compresi i membri non esecutivi del consiglio di amministrazione, nonché i volontari e i tirocinanti, retribuiti o non retribuiti;

c) chiunque lavori sotto la supervisione e la direzione della società con cui è stato stipulato il contratto, dei suoi subappaltatori e fornitori.

d) le persone il cui rapporto di lavoro non è ancora iniziato e che segnalano tramite canali interni o esterni, o rendono pubbliche informazioni relative a violazioni della legge, ottenute durante il processo di assunzione o altre trattative precontrattuali; e) le persone il cui rapporto di lavoro o di servizio è cessato.

f) le persone che segnalano o rendono pubbliche informazioni relative a violazioni della legge in forma anonima.

3. Documenti di riferimento

3.1. Legge n. 361/2022 sulla protezione degli informatori nell’interesse pubblico;

3.2. DIRETTIVA (UE) 2019/1937 DEL PARLAMENTO EUROPEO E DEL CONSIGLIO del 23 ottobre 2019 sulla protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione

3.3. Regolamento (UE) 2016/679 relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali

3.4. Legge n. 506 del 2004 sul trattamento dei dati personali e sulla tutela della vita privata nel settore delle comunicazioni elettroniche.

3.5. SR EN ISO 9001:2015 «Sistemi di gestione della qualità. Requisiti»;

3.6. SR EN ISO 9000:2015 «Sistemi di gestione della qualità. Principi fondamentali e terminologia»;

3.7. PG-VAL-01 «Controllo delle informazioni documentate», edizione attuale.

Questa procedura non pregiudica le disposizioni relative a :

a) la protezione delle informazioni classificate;

b) il segreto professionale dell’avvocato;

c) la riservatezza delle informazioni mediche;

d) il carattere riservato delle deliberazioni giudiziarie;

e) le norme di procedura penale.

4. Termini e definizioni

Violazioni della legge	– fatti che consistono in un’azione o in un’omissione che costituiscono una violazione delle disposizioni di legge o che contravvengono all’oggetto o allo scopo della legge.
Informazioni relative alla violazione della legge	– fatti che consistono in un’azione o in un’omissione che costituisce una violazione delle disposizioni di legge o che contravviene all’oggetto o allo scopo della legge.
Informatore di interesse pubblico	– persona fisica che presenta una segnalazione o rende pubbliche informazioni relative a violazioni della legge, ottenute in ambito professionale;
Segnalazione interna	– la comunicazione orale o scritta di informazioni relative a violazioni della legge all’interno dell’azienda tramite i mezzi messi a disposizione dall’azienda per segnalare tali violazioni, che costituiscono i canali di segnalazione interni
Segnalazione esterna	– comunicazione orale o scritta di informazioni relative a violazioni della legge effettuate tramite canali di segnalazione esterni rappresentati dalle autorità competenti in materia (ad esempio, l’Agenzia Nazionale per l’Integrità)
Divulgazione pubblica	– mettere a disposizione, in qualsiasi modo, nel pubblico dominio le informazioni relative alle violazioni della legge;
facilitatore	– persona fisica che assiste il segnalante di interesse pubblico nel processo di segnalazione in un contesto professionale e la cui assistenza deve essere riservata;
Contesto professionale	– attività professionali attuali o passate di qualsiasi tipo, retribuite o meno, svolte all’interno dell’azienda, grazie alle quali le persone possono venire a conoscenza di violazioni della legge e subire ritorsioni se le segnalano;
Lavoratore	– persona fisica che ha un rapporto di lavoro o un rapporto di prestazione di servizi, in base alle disposizioni del diritto comune o speciale in materia, e svolge un lavoro in cambio di una retribuzione.
La persona oggetto della segnalazione	– la persona fisica o giuridica indicata nella segnalazione o nella divulgazione pubblica come la persona a cui viene attribuita la violazione della legge o con cui tale persona è associata;
Ritorsioni	– qualsiasi azione o omissione, diretta o indiretta, che avvenga in un contesto professionale, determinata da segnalazioni interne o esterne o da rivelazioni pubbliche, e che causi o possa causare un danno all’informatore che agisce nell’interesse pubblico.
Azioni successive	– qualsiasi azione intrapresa dal destinatario di una segnalazione interna o dall’autorità competente per risolvere la segnalazione e, se del caso, per porre rimedio alla violazione segnalata;
Informazioni	– comunicare all’informatore, nell’interesse pubblico, le informazioni relative alle azioni successive e le motivazioni di tali azioni;
Persona designata/Terzo designato	– la persona incaricata dei compiti di cui al punto 6.6. nominata a livello aziendale. A seconda del numero di dipendenti, tali compiti possono essere svolti da una persona, da un reparto o possono essere affidati a una terza parte, di seguito denominata «terza parte designata».

5. Abbreviazioni

Valrom	Valrom Industry SRL
Rapporto	Reportistica interna

6. Regolamento interno

I metodi di segnalazione sono i seguenti:

a) rendicontazione interna;

b) rendicontazione esterna.

Le segnalazioni di violazioni della legge avvengono principalmente attraverso i canali interni di segnalazione già esistenti. Chi effettua una segnalazione di interesse pubblico può però scegliere se utilizzare il canale interno o quello esterno.

Un segnalante può effettuare la segnalazione in forma nominativa o anonima. Dal punto di vista procedurale, le principali differenze tra i due metodi di segnalazione sono:

• Nel corso di una segnalazione nominativa, c’è la possibilità di comunicare tra il segnalante di interesse pubblico e la persona designata per chiarire alcuni aspetti esposti nella segnalazione;
• Chi segnala violazioni della legge in forma anonima non può beneficiare dell’immunità e della protezione previste dalla legge n. 361/2022, a meno che non venga successivamente identificato e subisca ritorsioni;
• Se segnali una violazione in forma anonima e non fornisci i tuoi dati di contatto, potresti non ricevere alcuna notifica riguardo alla registrazione, all’andamento e alla risoluzione della segnalazione.

6.1. Rendicontazione esterna

La segnalazione esterna è il processo di comunicazione orale o scritta, tramite canali esterni, di informazioni, compresi i ragionevoli sospetti, su violazioni effettive o potenziali della legge, che si sono verificate o potrebbero verificarsi all’interno dell’azienda in cui lavora o ha lavorato l’informatore nell’interesse pubblico o con cui è o è stato in contatto attraverso la sua attività, nonché informazioni sui tentativi di nascondere tali violazioni.

I canali di segnalazione esterni sono rappresentati dalle seguenti autorità:

a) le autorità e le istituzioni pubbliche che, in base a disposizioni di legge specifiche, ricevono e trattano le segnalazioni relative a violazioni della legge nel loro ambito di competenza;

b) l’Agenzia nazionale per l’integrità, di seguito denominata «l’Agenzia»;

c) altre autorità e istituzioni pubbliche alle quali l’Agenzia trasmette le relazioni affinché siano trattate con la dovuta competenza;

Per segnalare una violazione della sicurezza dei dati all’ANI tramite il canale esterno, trovi i dettagli qui – https://avertizori.integritate.eu/

6.2. Reportistica interna

La segnalazione interna è il processo di comunicazione orale o scritta attraverso i canali interni dell’azienda, che include segnalazioni di sospetti fondati, riguardanti violazioni effettive o potenziali della legge, che si sono verificate o potrebbero verificarsi all’interno dell’azienda in cui lavora o in cui il segnalante ha lavorato nell’interesse pubblico o con cui è o è stato in contatto attraverso la sua attività, nonché informazioni sui tentativi di occultare tali violazioni.

La segnalazione interna viene effettuata dagli informatori di integrità nell’interesse pubblico al Responsabile designato, secondo la procedura descritta di seguito.

6.3. Metodi di rendicontazione interna

La segnalazione va fatta per iscritto, su carta o in formato elettronico (e-mail), oppure tramite un incontro di persona, su richiesta di chi la presenta, nell’interesse pubblico.

La relazione deve includere almeno quanto segue:

• nome e cognome,
• i dati di contatto del segnalante nell’interesse pubblico,
• il contesto professionale in cui sono state ottenute le informazioni,
• l’interessato, se è noto,
• la descrizione del fatto che potrebbe costituire una violazione della legge e, se del caso, le prove a sostegno della segnalazione,
• data della rendicontazione e della firma.

In via eccezionale, le segnalazioni che non includono il nome, il cognome, i recapiti o la firma dell’informatore di interesse pubblico vengono esaminate e trattate nella misura in cui contengono indizi sostanziali di violazione della legge.

Il datore di lavoro deve assicurarsi che, in qualsiasi momento, sia disponibile almeno un canale per segnalare eventuali problemi.

Le modalità di rendicontazione presso la società Valrom Industrie SRL sono le seguenti:

• Indirizzo postale: indirizzo della sede legale della società Bucarest, Settore 6, Via: B-dul Preciziei n. 28, con la dicitura “All’attenzione del terzo designato ai sensi della Legge 361/2022” sulla busta.
• E-MAIL: integrity@romstalgroup.com

I canali di segnalazione devono essere resi noti a tutti i dipendenti tramite la pubblicazione sul sito web dell’azienda (link all’azienda: https://dev.valrom-as.sbs ) e affiggendoli in sede, in un luogo visibile e accessibile.

6.4. Registrazioni interne di rendicontazione

L’azienda, tramite un responsabile designato o tramite terzi, ha l’obbligo di registrare le segnalazioni in un apposito registro e di tenere statistiche relative alle segnalazioni di violazioni della legge.

I rapporti vengono registrati in un registro elettronico che include:

• data di ricezione della relazione,
• nome e cognome, recapiti del segnalante nell’interesse pubblico,
• l’oggetto della relazione
• metodo di risoluzione.

L’azienda conserva una registrazione di tutte le segnalazioni ricevute, nel rispetto dei requisiti di riservatezza. Le segnalazioni vengono conservate per 5 anni. Una volta scaduto il periodo di conservazione di 5 anni, vengono distrutte, indipendentemente dal supporto su cui sono archiviate.

Se l’informatore di interesse pubblico chiede che la segnalazione avvenga alla presenza della persona designata o di una terza parte designata, questa è tenuta a redigere un verbale di registrazione, in una forma durevole e accessibile, previo consenso dell’informatore di interesse pubblico. La persona designata o la terza parte designata offre all’informatore di interesse pubblico la possibilità di verificare, rettificare ed esprimere il proprio consenso in merito al verbale della conversazione, apponendovi la propria firma.

6.5. Obbligo di riservatezza

1. La persona designata o il terzo incaricato di gestire la segnalazione ha l’obbligo di non rivelare l’identità dell’informatore di interesse pubblico né le informazioni che potrebbero consentirne l’identificazione diretta o indiretta, a meno che non abbia il suo consenso esplicito.
2. In via eccezionale, l’identità dell’informatore di interesse pubblico e qualsiasi altra informazione possono essere divulgate solo se ciò costituisce un obbligo previsto dalla legge, nel rispetto delle condizioni e dei limiti da essa stabiliti.
3. Nel caso di cui al punto 2, l’informatore di interesse pubblico viene informato in anticipo, per iscritto, della divulgazione della sua identità e dei motivi alla base della divulgazione dei dati riservati in questione. Tale obbligo non sussiste se le informazioni potrebbero compromettere le indagini o i procedimenti giudiziari.
4. Le informazioni contenute nelle segnalazioni che costituiscono segreti commerciali non possono essere utilizzate o divulgate per scopi diversi da quelli necessari alla risoluzione della segnalazione.
5. L’obbligo di riservatezza non sussiste se l’informatore di interesse pubblico ha rivelato intenzionalmente la propria identità nel contesto di una segnalazione pubblica.
6. L’obbligo di riservatezza rimane valido anche se la relazione finisce per sbaglio nelle mani di un’altra persona all’interno dell’autorità, dell’ente pubblico, di qualsiasi altra persona giuridica di diritto pubblico, nonché all’interno di persone giuridiche di diritto privato, diversa dalla persona designata o dal terzo designato. In questo caso, il rapporto va inviato subito alla persona designata o al terzo designato.

6.6. Persona designata/Terzo designato

Si nomina una persona o un soggetto terzo incaricato di ricevere, registrare, esaminare, dare seguito e risolvere le segnalazioni, che agisca in modo imparziale e sia indipendente nell’esercizio di tali funzioni.

Il responsabile designato/il terzo designato viene comunicato a tutti i dipendenti tramite pubblicazione sul sito web dell’azienda (link azienda https://dev.valrom-as.sbs ) e tramite affissione presso la sede, in un luogo visibile e accessibile.

La persona designata/il terzo designato ha i seguenti compiti, obblighi e responsabilità:

• l’obbligo di ricevere, registrare e conservare le segnalazioni nel registro;
• l’obbligo di inviare all’informatore di interesse pubblico una conferma di ricezione della segnalazione entro e non oltre 7 giorni di calendario dal momento in cui è stata ricevuta;
• svolgere con diligenza le azioni successive;
• l’obbligo di informare l’informatore, nell’interesse pubblico, sullo stato delle azioni successive, entro e non oltre 3 mesi dalla data di conferma della ricezione o, qualora la ricezione della segnalazione non sia stata confermata, dalla scadenza del termine di 7 giorni, non appena e, successivamente, ogni volta che si registrano sviluppi nelle azioni successive, a meno che le informazioni non possano comprometterne l’attuazione;
• l’obbligo di informare i dirigenti della società in merito alle modalità di risoluzione della questione;
• l’obbligo di fornire informazioni chiare e facilmente accessibili alle autorità competenti e, se del caso, alle istituzioni, agli organi, agli uffici o alle agenzie dell’Unione europea in merito alle procedure di segnalazione esterna;
• l’obbligo di informare l’informatore di interesse pubblico su come è stata gestita la segnalazione.
• l’obbligo di tenere un registro delle segnalazioni relative alle violazioni della legge.

Nel caso in cui la persona designata o il terzo designato abbia bisogno di chiarimenti da parte del personale aziendale dei reparti specializzati per risolvere una segnalazione, può essere trasmesso loro un estratto della segnalazione a scopo di chiarimento, garantendo la protezione dei dati personali del segnalante e della persona oggetto della segnalazione.

6.7. Classificazione della rendicontazione interna

La segnalazione viene archiviata quando:

a) non contiene gli elementi previsti al punto 6.3, ad eccezione dei dati identificativi dell’informatore di interesse pubblico, e la persona designata/il terzo designato ha chiesto che venisse completata entro 15 giorni, senza che tale obbligo sia stato adempiuto;

b) la segnalazione è stata presentata in forma anonima e non contiene informazioni sufficienti sulle violazioni di legge che consentano di esaminarla e darvi seguito, e la persona incaricata ha chiesto di integrarla entro 15 giorni, senza che tale obbligo sia stato adempiuto.

1. Nel caso previsto al a) , la decisione di classificazione viene comunicata all’informatore di interesse pubblico, indicando il fondamento giuridico.
2. Se una persona presenta più segnalazioni sullo stesso argomento, queste vengono raggruppate e il segnalante riceve un’unica risposta. Se, dopo l’invio di questa, arriva una nuova segnalazione sullo stesso argomento, senza che vengano fornite informazioni aggiuntive che giustifichino un’ulteriore azione diversa, questa viene archiviata.
3. La persona designata/il terzo designato ai sensi del punto 6.6 può decidere di archiviare il procedimento se, dopo aver esaminato la segnalazione, si constata che la violazione è chiaramente di lieve entità e non richiede ulteriori azioni, se non l’archiviazione del procedimento. Questa disposizione non pregiudica l’obbligo di riservatezza, l’obbligo di informare l’informatore di interesse pubblico e non pregiudica altri obblighi o altre procedure applicabili per porre rimedio alla violazione segnalata.
4. La decisione sulla classificazione viene comunicata al segnalante di interesse pubblico, indicando il fondamento giuridico.

6.8. Divulgazione pubblica

L’informatore che rende pubbliche informazioni relative a violazioni della legge gode di protezione se è soddisfatta una delle seguenti condizioni:

a) è stata inizialmente segnalata internamente ed esternamente o direttamente all’esterno, ma ritiene che non siano state adottate misure adeguate;

b) ha fondati motivi per ritenere che:

1. la violazione può costituire un pericolo imminente o evidente per l’interesse pubblico o comportare il rischio di danni irreparabili; oppure

2. nel caso di una segnalazione esterna, c’è il rischio di ritorsioni o una bassa probabilità che la violazione venga risolta in modo efficace, date le circostanze specifiche della segnalazione.

La segnalazione di una violazione della legge tramite divulgazione pubblica può essere indirizzata ai media, alle organizzazioni professionali, sindacali o dei datori di lavoro, alle organizzazioni non governative, alle commissioni parlamentari o tramite la diffusione, in qualsiasi forma, di informazioni relative alle violazioni della legge nello spazio pubblico.

7. Misure di garanzia, misure di sostegno e misure correttive

7.1. termini

Per poter usufruire delle misure di protezione , l’informatore di interesse pubblico deve soddisfare tutte le seguenti condizioni:

a) essere una delle persone tenute a segnalare ai sensi del punto 6.3 e che hanno ottenuto informazioni su violazioni della legge nell’ambito della propria attività professionale;

b) avere avuto fondati motivi per ritenere che le informazioni relative alle violazioni segnalate fossero veritiere al momento della segnalazione;

c) aver redatto una relazione interna, una relazione esterna o aver effettuato una comunicazione pubblica.

Per poter beneficiare di misure correttive , l’informatore nell’interesse pubblico deve soddisfare tutte le condizioni sopra indicate, oltre al requisito che le ritorsioni siano la conseguenza della segnalazione effettuata.

Le misure previste nel presente capitolo si applicano anche a:

a) facilitatori;

b) a terzi che hanno legami con l’informatore di interesse pubblico e che potrebbero subire ritorsioni in ambito professionale, come i suoi colleghi o i suoi parenti;

c) persone giuridiche di cui l’informatore di interesse pubblico è proprietario, per le quali lavora o con le quali ha altri tipi di legami in ambito professionale;

d) l’informatore di interesse pubblico che, in forma anonima, ha segnalato o reso pubbliche informazioni relative a violazioni, ma che viene successivamente identificato e subisce ritorsioni;

e) l’informatore di interesse pubblico che segnala i fatti alle istituzioni, agli organi, agli uffici o alle agenzie competenti dell’Unione Europea.

7.2. Dichiarazione di non responsabilità

Chi effettua una segnalazione nell’interesse pubblico, così come le persone di cui al punto 7.1 che segnalano o violazione della legge o rendono pubbliche informazioni al riguardo non violano le disposizioni di legge o le clausole contrattuali relative alla divulgazione delle informazioni e non sono responsabili della segnalazione o della divulgazione pubblica di tali informazioni, a condizione che abbiano effettuato una segnalazione o una divulgazione pubblica secondo i termini della presente procedura e abbiano avuto fondati motivi per ritenere che la segnalazione o la divulgazione fosse necessaria per rivelare una violazione della legge.

7.3. Divieto di ritorsioni

È vietata qualsiasi forma di ritorsione nei confronti di chi segnala casi di interesse pubblico, così come le minacce di ritorsione o i tentativi di ritorsione, in particolare quelli relativi a:

a) qualsiasi sospensione del contratto individuale di lavoro o del rapporto di servizio;

b) la destituzione o la revoca dalla carica pubblica;

c) la modifica del contratto di lavoro o del rapporto di servizio;

d) riduzione dello stipendio e modifica dell’orario di lavoro;

e) la retrocessione o l’impedimento alla promozione sul lavoro o nella pubblica amministrazione e allo sviluppo professionale, anche attraverso valutazioni negative delle prestazioni professionali individuali o raccomandazioni negative relative all’attività professionale svolta;

f) l’applicazione di qualsiasi altra sanzione disciplinare;

g) coercizione, intimidazione, molestie;

h) la discriminazione, la creazione di un ulteriore svantaggio o l’essere sottoposti a un trattamento ingiusto;

i) il rifiuto di trasformare un contratto di lavoro a tempo determinato in un contratto a tempo indeterminato, se il lavoratore nutriva legittime aspettative di ottenere un posto fisso;

j) il rifiuto di rinnovare un contratto di lavoro a tempo determinato o la risoluzione anticipata di tale contratto;

k) causare danni, anche alla reputazione della persona interessata, in particolare sui social media, o perdite finanziarie, comprese quelle derivanti dalla perdita di opportunità commerciali e di introiti;

l) l’inserimento in una lista o in una banca dati negativa, in base a un accordo settoriale o di settore, formale o informale, che potrebbe comportare l’impossibilità per la persona in questione di trovare un lavoro in futuro in quel settore o in quell’industria;

m) la risoluzione unilaterale, in via extragiudiziale, di un contratto di fornitura di beni o servizi, senza che siano soddisfatte le condizioni previste a tal fine;

n) la revoca di una licenza o di un permesso;

o) la richiesta di una perizia psichiatrica o medica.

Su richiesta dell’informatore di interesse pubblico oggetto di un procedimento disciplinare, entro un anno dalla data della segnalazione, l’ordine degli avvocati della circoscrizione in cui opera l’informatore di interesse pubblico garantisce l’assistenza legale gratuita per tutta la durata del procedimento disciplinare.

7.4. Impugnazione delle misure di ritorsione

(1) L’informatore di interesse pubblico, nonché le persone di cui al punto 7.1. posso contestare le misure previste al punto 7.3. presentando un’istanza al tribunale competente, a seconda della natura della controversia, nella cui circoscrizione ha il domicilio.

(2) Nelle controversie di cui al comma (1), spetta alla parte ricorrente dimostrare che il provvedimento impugnato è giustificato da motivi diversi da quelli legati alla segnalazione o alla divulgazione pubblica al datore di lavoro.

(3) Su richiesta del segnalante di interesse pubblico che intenda contestare le misure di cui al punto 7.3, l’ordine degli avvocati della circoscrizione in cui il segnalante svolge la propria attività di interesse pubblico fornisce assistenza legale gratuita.

(4) Se il tribunale accerta che la misura è stata disposta come ritorsione a seguito di una segnalazione o di una divulgazione pubblica, può disporre, a seconda dei casi, l’annullamento della misura, il ripristino della situazione precedente, il risarcimento del danno, la cessazione della misura e il suo divieto in futuro, nonché qualsiasi altra misura volta a porre fine alle forme di ritorsione.

7.5. Consigli, informazioni e assistenza

(1) L’Agenzia per l’integrità offre consulenza e informazioni sulle misure di tutela, sui diritti, sulle procedure e sui rimedi applicabili.

(2) L’Agenzia per l’integrità offre assistenza agli informatori di interesse pubblico per proteggerli da eventuali ritorsioni dinanzi a qualsiasi autorità.

8. Tutela dell’identità dell’interessato e dei terzi

(1) Le disposizioni relative alla tutela dell’identità applicabili agli informatori nell’interesse pubblico, previste al punto 6.5, paragrafo 1, e nell’allegato 3, si applicano alla persona in questione, nonché ai terzi citati nella segnalazione.

(2) L’identità della persona in questione è protetta per tutta la durata delle azioni successive alla segnalazione o alla divulgazione pubblica, a meno che, a seguito della risoluzione della segnalazione o della divulgazione, si accerti che la persona in questione non sia responsabile delle violazioni di legge oggetto della segnalazione o della divulgazione.

(3) Gli interessati hanno diritto alla difesa, compreso il diritto di essere ascoltati e il diritto di accedere al proprio fascicolo.

9. Penalità

9.1. Se chi ha fatto la segnalazione ha scoperto che le informazioni fornite non erano vere:

• non godono della protezione prevista dalla legge n. 361/2022 (né l’informatore, né le altre persone di cui all’articolo 20, comma 3, della legge), né di quella prevista dal capitolo 5;
• può essere punita con una sanzione amministrativa che va da 2.500 a 30.000 lei da parte dell’ANI.
• Il datore di lavoro può applicare sanzioni disciplinari e può chiedere il risarcimento del danno causato dal lavoratore, secondo quanto previsto dal Codice del lavoro.
• Restano comunque disponibili tutti gli altri mezzi di ricorso, compresa un’eventuale responsabilità penale.

9.2 Se si dimostra che le informazioni erano false e che il denunciante non aveva motivi fondati per ritenere che fossero vere, ma non è stato dimostrato che sapesse che erano false:

• non godono della protezione prevista dalla legge n. 361/2022 (né l’informatore, né le altre persone di cui all’art. 20, comma 3, della legge), né di quelle previste al cap. 5.
• non può essere punita con una sanzione amministrativa da 2.500 a 30.000 lei da parte dell’ANI.
• A seconda delle circostanze del fatto, il datore di lavoro può applicare provvedimenti disciplinari a seguito della segnalazione.
• Il datore di lavoro può ottenere il risarcimento del danno causato dal lavoratore, secondo quanto previsto dal Codice del lavoro, a seconda dei fatti concreti.
• rimangono comunque disponibili eventuali altri mezzi di ricorso.

10. Responsabilità

Referente

Ai sensi del punto 6.6 delle presenti istruzioni

11. Responsabilità

11.1 I rapporti vengono archiviati per un periodo di 5 anni.

11.2 Le registrazioni del registro elettronico vengono archiviate per un periodo di 5 anni

12. Accesso alle registrazioni e agli archivi

Si esegue secondo la procedura generale PG-VAL-01 «Controllo delle informazioni documentate».

13. Distribuzione

Questa procedura, nella versione attualmente in vigore, viene distribuita dallo sviluppatore in modo controllato in formato elettronico e/o cartaceo agli utenti interni di VALROM e a quelli esterni (a seconda dei casi). Tutti i responsabili sul posto di lavoro hanno l’obbligo di istruire i propri subordinati sui requisiti di questa procedura.

14. Allegati

Allegato 1 – Modulo di segnalazione interna

Allegato 2 – Flusso del processo di rendicontazione interna

Allegato 3 – Nota informativa sul trattamento dei dati effettuato a seguito delle segnalazioni ricevute tramite il canale interno

ALLEGATO 1 – Modulo di segnalazione interna

Segnalazione interna delle violazioni della legge

I dati degli informatori
Nome e cognome
Numero di telefono
Indirizzo di residenza
Il contesto professionale da cui provengono le informazioni
L’interessato
Oggetto della relazione ( descrizione dei fatti che potrebbero costituire una violazione della legge e, se del caso, le prove a sostegno della segnalazione )
Data della segnalazione		Denunciante principale
Metodo di risoluzione

Data di pagamento	Firma della persona designata/della terza parte designata

ALLEGATO 2 – Flusso del processo di rendicontazione interna

ALLEGATO 3 – Nota informativa sul trattamento dei dati effettuato a seguito delle segnalazioni ricevute tramite il canale interno

NOTA INFORMATIVA

riguardo al trattamento dei dati effettuato a seguito delle segnalazioni ricevute tramite il canale interno

In vista del matrimonio, Valrom Industry SRL ha l’obbligo legale di creare canali di comunicazione interni per segnalare violazioni della legge, che si sono verificate o potrebbero verificarsi, in conformità con le disposizioni della Legge n. 361/2022. Di seguito ti forniamo informazioni importanti su come trattiamo questi dati.

Ti preghiamo di leggere attentamente queste informazioni per capire bene come Valrom Industry SRL tratta i tuoi dati, le finalità e il periodo per cui lo facciamo, nonché i diritti di cui godi e come puoi esercitarli.

1. Tipi di dati trattati e finalità del trattamento

1.1 Valrom Industry SRL , con sede a Bucarest, Settore 6, Via: B-dul Preciziei n. 28, tratta dati personali relativi al tipo di segnalazione, alla categoria di appartenenza del segnalante e ai dettagli relativi alla segnalazione stessa (ad es. segnalante anonimo o presunto, nome, cognome del segnalante, indirizzo postale, numero di telefono, qualifica del segnalante come dipendente/fornitore/cliente/azionista/altro, nome/funzione del sospettato, data dell’incidente/del fatto, tipo di fatto, qualsiasi altro dettaglio).

1.2. I dati sopra indicati vengono utilizzati per analizzare le segnalazioni e indagare sui fatti segnalati, nonché per richiedere ulteriori dati e informazioni necessari all’adozione delle misure del caso, e nel caso in cui i risultati delle indagini interne portino alla necessità di informare le autorità competenti, i dati da te forniti saranno utilizzati anche a questo scopo.

2. Durata del trattamento dei dati

2.1. I rapporti saranno conservati per un periodo di 5 anni, ai sensi dell’articolo 7, comma 2, della legge n. 361/2022.

3. Trasferimento dei dati

3.1. Le uniche persone che possono accedere ai dati oggetto della presente politica sono quelle che ne hanno bisogno per la loro attività professionale (la persona incaricata di ricevere le segnalazioni e il team allargato, nei casi indicati nella procedura di segnalazione). I dati non vengono diffusi in modo informale, né all’interno né all’esterno dell’organizzazione, tranne nei casi in cui Valrom Industry SRL è obbligata per legge a farlo o quando la trasmissione è necessaria per raggiungere lo scopo per cui vengono trattati i dati (ad esempio, quando è necessario che la segnalazione venga analizzata a livello del gruppo di cui fa parte l’azienda).

3.2. In tutti i casi sopra descritti, la divulgazione dei tuoi dati personali avviene sulla base di un contratto stipulato con i destinatari dei dati, con cui questi si impegnano a utilizzare i dati esclusivamente per lo scopo per cui sono stati loro affidati, a rispettare l’obbligo di riservatezza e di garantire la sicurezza dei dati, nonché a rispettare tutte le disposizioni della legislazione vigente in materia di protezione dei dati personali.

3.3. Inoltre, potremmo divulgare i dati relativi alle segnalazioni da te inviate alle autorità pubbliche, in base e nei limiti previsti dalla legge e a seguito di richieste esplicite da parte loro.

4. I diritti degli interessati

4.1. In qualità di persona fisica i cui dati vengono trattati da Valrom Industry SRL, hai i seguenti diritti che puoi esercitare gratuitamente:

– Sapere se l’azienda tratta o meno i tuoi dati personali e quali sono;

– Chiedere la rettifica dei dati trasmessi, se sono errati o incompleti;

– Chiedere la limitazione del trattamento o opporsi al trattamento dei tuoi dati, per motivi fondati e legittimi legati alla tua situazione particolare;

– Richiedere la cancellazione dei tuoi dati, salvo nei casi in cui la legge ne vieti la cancellazione.

– Se ci hai dato il consenso al trattamento di alcuni dati personali, puoi revocarlo in qualsiasi momento, senza che ciò pregiudichi la liceità del trattamento effettuato prima della revoca.

– Hai il diritto di presentare un reclamo a un’autorità di controllo qualora ritenga che siano state violate le disposizioni di legge in materia di protezione dei dati personali.

4.2. Puoi esercitare i diritti sopra indicati contattandoci all’indirizzo dataprotection@romstal.ro. Per proteggere i tuoi dati personali e i tuoi interessi, potremmo chiederti ulteriori informazioni per identificarti quando desideri esercitare i diritti sopra indicati.

Per evitare il trattamento di dati sensibili senza una base giuridica valida, ti preghiamo di non includere le seguenti categorie di dati nella tua segnalazione se non sono collegate alla violazione segnalata:

• origine razziale o etnica
• opinioni politiche
• confessione religiosa
• convinzioni filosofiche
• l’iscrizione al sindacato
• dati clinici
• dati relativi alla vita sessuale o all’orientamento sessuale

La procedura interna relativa alla segnalazione interna delle violazioni della legge può subire modifiche ed essere aggiornata da Valrom Industrie SRL, se necessario.